Đóng gói hồ sơ khoa học khi chuyển văn phòng

Việc chuyển văn phòng được xem là một trong những công việc khá phức tạp không chỉ đòi tính cẩn thận, chính xác cao mà còn đòi hỏi phải có sức khỏe cũng như phương án vận chuyển thông minh, hợp lý để tiết kiệm tối đa. Không phải đơn vị nào cũng có phương án vận chuyển khoa học. Với  phương án vận chuyển tối ưu không ảnh hưởng đến công việc Chuyển văn phòng Thần Đèn luôn là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty, văn phòng.

Đóng gói hồ sơ văn phòng tưởng chừng như đơn giản. Nhưng không thực hiện đúng quy trình sẽ rất dễ nhầm lẫn giấy tờ hay thất lạc giấy tờ của công ty. Chính vì thế, bạn nên cẩn thận trong việc đóng gói hồ sơ văn phòng, đòi hỏi phải có sự tỉ mỉ cao. Nếu như không cẩn thận giấy tờ công ty thất thoát có thể khiến công ty phá sản hoặc thiệt hại khá nặng nề. Thấu hiểu được tầm quan trọng của việc đóng gói và vận chuyển hồ sơ Chuyển văn phòng Thần Đèn chia sẻ cho bạn kinh nghiệm đóng gói hồ sơ khoa học, nhanh chóng,chính xác không bị nhầm lẫn

Sắp xếp hồ sơ gọn gàng

Hầu hết, công ty nào cũng có hồ sơ và giấy tờ không ít thì nhiều. Với công ty đang hoạt động mạnh mẽ lưu trữ một khối lượng hồ sơ giấy tờ khá lớn trong văn phòng. Những hợp đồng quan trọng, những thông tin khách hàng, đối tác lớn, tài liệu quan trọng cần lưu, hóa đơn,…Đối với những công ty lớn nhân viên thường mất hàng tuần để sắp xếp đống giấy tờ sao cho gọn gàng nhất đễ dàng trong quá trình tìm kiếm.

Sắp xếp hồ sơ trước khi vận chuyển

Hãy tổng hợp tất cả những giấy tờ, hồ sơ cần phải di chuyển lại. Phân loại chúng theo tính chất quan trọng và sự cần thiết của hồ sơ. Không nên vứt cách bừa bãi và cẩu thả, chất đống và chồng hết chúng vào nhau, sẽ rất khó phân loại cũng như mất tốn khá nhiều thời gian để sắp xếp

Phân loại hồ sơ

Phân loại hồ sơ trước khi chuyển văn phòng

Thông thường các loại hồ sơ đều có vai trò riêng, hầu hết những hồ sơ lưu trữ laai năm ít quan trọng hay không dùng đến nhiều thì các nhân viên để sắp xếp riêng ra. Những hồ sơ quan trọng , cần dùng nhiều và tẩm ảnh hưởng đến kinh doanh của công ty nên xếp riêng ra một bên và note lại. Đảm bảo các hồ sơ được phân loại cụ thể nhất trước khi đóng gói và vận chuyển. Nhân viên cũng nên quan sát và kiểm soát hồ sơ và tài liệu trước khi vận chuyển và kiểm tra lại sau khi vận chuyển đến nơi an toàn

Đóng gói hồ sơ

Đóng gói hồ sơ văn phòng

Sau khi tất cả các hồ sơ, giấy tờ của công ty được nhân viên phân loại cũng như sắp xếp rõ ràng từng loại. Chúng ta tiến hành đóng gói hồ sơ và trước khi đóng gói bạn nên lưu ý về số lượng hồ sơ cần chuyển đi

Bạn cứ nghĩ đóng gói hồ sơ là việc hết sức đơn giản nhưng thực tế không phải như thế. Bạn dùng thùng catton cỡ lớn rồi nhồi nhét tất cả các hồ sơ vào. Nếu bạn làm như thế sẽ có những hậu quả đáng tiếc xảy ra. Vừa dễ bị nhầm lần trong việc sắp xếp ở văn phòng mới mà lại khá nặng làm việc vận chuyển gặp khó khăn

Thùng đựng hồ sơ văn phòng

Hiện nay, trên thị trường có một loại thùng thông minh chuyên dùng dể đóng gói hồ sơ văn phòng rất tiện. Chiếc thùng thông minh này có nắp chuyên dụng cũng như có ngăn để phân loại, có thể chứa được 5000-7000 tờ giấy A4 hoặc file đựng hồ sơ. Chiếc thùng thông minh được thiết kế vừa khổ giấy của hồ sơ lại tránh được nước rất thuận tiện khi vận chuyển ngày mưa mà không ảnh hưởng đến giấy tờ.Thùng này giúp bảo vệ được tài liệu, hồ sơ bên trong, nhưng khi bạn sử dụng thùng carton để vận chuyển vào trời mưa rất dễ bị ngấm nước và làm ướt giấy tờ bên trong. Bên cạnh đó, thiết kế vừa với giấy tờ, hồ sơ nên đóng gói vào thùng  những giấy tờ khá phẳng phiu và không bị nhàu nát

Một số đơn vị tự chuyển hay thuê đơn vị chuyển văn phòng không chuyên trước khi đóng gói nên chuẩn bị thêm túi nilong để bọc ngoài túi hồ sơ để tránh bị ẩm hay tránh nước ngấm vào trong, phòng những trường hợp rủi ro có thể xảy ra. Bên cạnh đó, không nên lựa chọn thùng quá to nên chọn thùng kích thước phù hợp với hồ sơ cần chuyển. Sau khi đóng gói xong dùng băng dính đóng chặt thùng lại
 

Đánh dấu thùng hồ sơ

Đánh dấu thùng hồ sơ văn phòng

Việc đánh dấu khá quan trọng để tránh nhầm lẫn để sắp xếp cũng như tiết kiệm thời gian sắp xếp tại văn phòng mới. Sau khi đóng gói xong bạn cũng chóng mặt bởi các thùng khá giống nhau. Chính vì thế, bạn nên có giấy đánh dấu hồ sơ nào cần thiết, hồ sơ nào không dùng đến, hồ sơ nào quan trọng. Việc note lại cũng nên cẩn thận vừa giúp bạn kiểm soát dược số lượng thùng hồ sơ cũng như những giấy tờ nào nằm ở đâu. Khi chuyển đến văn phòng mới thì việc sắp xếp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian để làm công việc khác

Xem thêm >>> Chuyển văn phòng không ảnh hưởng đến công việc

Đối với công ty lần đầu tiên chuyển văn phòng thì những hồ sơ hay tài liệu, hợp đồng quan trọng không thể để lọt vào tay người khác thì tốt nhất bạn nên sắp xếp thùng riêng và tự vận chuyển và không nhờ đến đơn vị chuyển văn phòng trọn gói.  Như thế bạn có thể kiểm soát và hoàn toàn yên tâm không bị nhầm lẫn hay thất thoát giấy tờ quan trọng

Công ty có quá nhiều việc, trong khi việc đóng gói hồ sơ tốn của bạn và văn phòng khá nhiều thời gian cũng như công sức. Sử dụng chuyển văn phòng trọn gói Thần Đèn chúng tôi sẽ giúp bạn giảm thiểu những khó khăn cũng như vất vả trong việc chuyển văn phòng. Sự chuyên nghiệp giúp chuyển văn phòng nhanh chóng không làm ảnh hưởng, gián đoạn đến công việc của công ty