5 Mẹo giúp bạn chuyển văn phòng hiệu quả

Bạn muốn chuyển văn phòng nhanh chóng và hiệu quả. Công việc chuyển văn phòng luôn ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất làm việc của công ty. Chính vì thế, bạn nên có kế hoạch hoàn hảo để chuyển văn phòng vừa tiết kiệm được thời gian cũng như công sức tránh được những tổn thất không đáng có về quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Chuyển văn phòng nhanh chóng và an toàn

Đối với những công ty doanh nghiệp nhỏ làm ăn phát đạt muốn chuyển văn phòng đến địa điểm mới khang trang, sạch sẽ, rộng rãi, thoáng mát, khung cảnh đẹp, không gian lý tưởng để làm việc. Công việc chuyển văn phòng trọn gói đòi hỏi phải có khá nhiều kinh nghiệm mới không gặp phải những vấn đề khó khăn. Có quá nhiều công việc bạn không thể sắp xếp để kịp thời gian chuyển văn phòng như dự định. Chuyển văn phòng Thần Đèn chia sẻ bạn 5 mẹo chuyển văn phòng hiệu quả bất ngờ bạn không cần quá lo lắng và băn khoăn khi gặp những khó khăn trong việc chuyển văn phòng

Mẹo chuyển văn phòng nhanh chóng và hiệu quả

Lập kế hoạch chi tiết về việc chuyển văn phòng

Sau khi tìm nơi thích hợp để làm văn phòng mới cũng là lúc bạn triển khai kế hoạch chi tiết về quá trình chuyển văn phòng. Bên cạnh đó, cũng nên dự trù kinh phí cho việc vận chuyển để kinh phí không nên vượt quá so với điều kiện cho phép

Bạn cũng nên bắt tay vào việc xem xét văn phòng mới như thế nào và dự tính trước không gian trước khi vận chuyển đồ đạc đến. Bên cạnh đó, bạn cũng nên lấy ý kiến của nhân viên về việc bố trí và sắp xếp văn phòng và bàn làm việc như thế nào cho hợp lý phù hợp không gian văn phòng. Xem xét không gian văn phòng khu vực bố trí các thiết bị máy tính, văn phòng: máy in, máy photo,…. Sao cho hợp lý và gọn gàng nhất để văn phòng có thể đón nhiều tài lộc vào văn phòng

Bỏ đồ cũ mua sắm đồ mới

Dọn dẹp văn phòng cũ trước khi chuyển

Công việc dọn dẹp ở văn phòng cũ có lẽ là công việc tốn khá nhiều thời gian và công sức. Chính vì thế, những đồ đạc đã cũ hoặc ít sử dụng thì bạn có thể vứt bỏ để tiết kiệm chi phí vận chuyển. Trong trường hợp chi phí vận chuyển đồ nội thất văn phòng quá cao so với những lợi ích mang lại thì tốt nhất bạn nên giảm thiểu một số đồ nội thất đã hỏng hoặc quá cũ làm văn phòng kém phần sang trọng. Việc đầu tư cho văn phòng mới có lẽ là việc nên làm bởi đây là bộ mặt của văn phòng. Việc quyết định mua toàn bộ đồ nội thất cho văn phòng mới cũng tốn khoản chi phí không hề nhỏ nếu đồ dùng nào còn tận dụng được bạn cũng nên để lại. Tuy nhiên với những đồ nội thất cũ bạn cũng có thể để lại cho đơn vị khác hoặc đem từ thiện

Đánh dấu đồ đạc tránh nhầm lẫn

Đánh dấu đồ đạc trước khi chuyển

Việc đánh dấu đồ đạc là việc hết sức quan trọng để khi sang văn phòng mới tránh sắp xếp lẫn đồ đạc nhất là những giấy tờ quan trọng. Việc sắp xếp đống hồ sơ của văn phòng khiến bạn khá đau đầu, đánh số và ghi chú từng bộ hồ sơ đòi hỏi hết sức cẩn thận tránh nhầm lẫn. Bên cạnh đó, những đồ dùng văn phòng của nhân viên cũng nên tự mình đánh số và dán nhãn tránh nhầm lẫn với nhân viên khác. Với mỗi con số, màu sắc đại diện theo từng bộ phận văn phòng sẽ được vận chuyển đến đúng vị trí theo sơ sồ định sẵn sẽ tiết kiệm thời gian cho công ty nhanh chóng vào hoạt động bình thường  

Hãy giữ khách hàng luôn hài lòng

Việc luôn làm hài lòng khách hàng có lẽ là điều khó nhất trong việc kinh doanh buôn bán. Nên trước khi có quyết định chuyển văn phòng thì bạn nên có thông báo với những khách hàng quen để họ có thể biết trước được điều này và đến địa điểm mới mua hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng nên thông báo việc chuyển văn phòng đến địa điểm mới tới tất cả những khách hàng tiềm năng, rất có thể những khách hàng tìm đến bạn trong lúc chuyển văn phòng. Để giao dịch vẫn tiến hành bình thường mà bạn không mất khách hàng thì việc thông báo trước là việc nên làm trước khi chuyển văn phòng. Bên cạnh đó, việc thông báo cũng thể hiện tính chuyên nghiệp và ngăn chặn sự bối rối, nghi ngờ không cần thiết đối với công ty bạn. Giải pháp tốt nhất dành cho bạn nên chuyển văn phòng vào những ngày cuối tuần để giảm thiểu những rủi ro không đáng có đối với khách hàng

Ngoài ra, đối với những đơn vị hợp tác lớn như: ngân hàng, công ty bảo hiểm, cơ quan chính phủ, nhà cung cấp là những đơn vị nên được thông báo trước về việc thay đổi địa điểm giao dịch mới. Bên cạnh đó, cũng đừng quên thay đổi thông tin địa chỉ trên bao thư, namecard,…